Training Syllabus:

TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

 

PENDAHULUAN:

Permasalah yang ditimbulkan akibat tidak baiknya pengelolaan records management mengakibatkan penumpukkan dokumen/arsip In Aktif baik di Unit Kerja/Pengolah maupun di Records Centre. Dokumen/Arsip In Aktif adalah Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun akan tetapi masih dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan administrasi di Unit Pengolah/Unit Kerja, yang tiap tahun akan bertambah seiring dengan meningkatnya kegiatan administrasi. Penumpukan dokumen/arsip In Aktif menimbulkan dilema bagi manajemen yaitu : penyediaan tempat/ruang penyimpanan, penyediaan sarana prasana dan perawatan dokumen/arsip yang harus dilakukan disatu sisi, dan disisi lain apakah semua dokumen/arsip harus tetap disimpan, dan berapa lama penyimpanan yang diperlukan, serta bagaimana menyimpan, menata dan mengelola dokumen/arsip In Aktif dengan baik sehingga dapat efisien dan efektif dalam pengelolaannya. Dalam training: Teknik-Teknik Pembenahan dokumen/arsip, peserta diberi solusi dalam menangani permasalahan-permasalah yang ditimbulkan dari penumpukkan dokumen/arsip yang baik, terutama dalam pengelolaan dokumen/arsip In Aktif baik yang masih berada di Unit Kerja/Pengolah atau di Records Centre.

 

TUJUAN TRAINING:

a.       Memahami dasar-dasar manajemen pengelolaan dokumen/arsip In Aktif.

b.       Memahami cara mengatasi permasalahan mengapa terjadi penumpukkan dokumen/arsip baik di Unit Kerja/Pengolah dan Recorcd Centre.

c.       Memahami bagaimana cara membenahi/mengelola dokumen/arsip In Aktif baik penanganan dokumen/arsip In Aktif yang sudah teratur dan dokumen/arsip yang tidak teratur (kacau/tdk tertata), sesuai teknik-teknik pembenahan dokumen/arsip in aktif.

d.       Memahami teknik-teknik dan langkah-langkah pembenahan dokumen/arsip In Aktif.

e.       Memahami bisnis proses mengelola dokumen/arsip In Aktif dan pencegahan agar tidak terjadi penumpukkan kembali dokumen/arsip In Aktif akibat dari kegiatan administrasi.

f.          Memahami tata cara penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip In Aktif, untuk mengurangi volumen dokumen/arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g.       Memahami penggunaan sarana prasarana pengelolaan dokumen/arsip In Aktif agar lebih efektif dan efisien

 

CAKUPAN MATERI TRAINING:

1.        RECORD MANAGEMENT

a.       Pengantar Records Management

      Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.

      Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.       Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip

      Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.

c.        Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip

      Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip

d.       Penilaian Dokumen/Arsip.

      Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.

2.        TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

a.       Pembenahan Dokumen/Arsip Teratur

      Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang teratur.

      Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.

b.       Pembenahan Dokumen/Arsip Tidak Teratur/Kacau

      Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang tidak teratur.

      Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.

c.        Penyusutan Dokumen/Arsip

      Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.

      Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.

      Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.

      Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.

      Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

 

METODE TRAINING:

Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

 

INSTRUCTOR : Muhammad Apri parayogi and Team

 

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

 

DURATION : 2 days

 

TRAINING TIME :

1. 28 Jan 2019-29 Jan 2019

2. 11 Feb 2019-12 Feb 2019

3. 11 Mar 2019-12 Mar 2019

4. 08 Apr 2019-09 Apr 2019

5. 27 Mei 2019-28 Mei 2019

6. 24 Jun 2019-25 Jun 2019

7. 29 Jul 2019-30 Jul 2019

8. 12 Agust 2019-13 Agust 2019

9. 09 Sep 2019-10 Sep 2019

10. 28 Okt 2019-29 Okt 2019

11. 11 Nop 2019-12 Nop 2019

12. 09 Des 2019-10 Des 2019

 

 

INVESTMENT/PERSON :

1.      Rp. 4.500.000/person (full fare) or

2.      Rp. 4.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or

3.      Rp. 3.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

 

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

1.      Training Module

2.      Flash Disk contains training material

3.      Certificate

4.      Stationeries: NoteBook and Ballpoint

5.      T-Shirt

6.      Backpack

7.      Training Photo

8.      Training room with full AC facilities and multimedia

9.      Lunch and twice coffeebreak everyday of training

10. Qualified instructor